Bật mí tất tần tật các thông tin về quy trình in mã biết đổi dữ liệu hiện nay

Trong thời đại mà công nghệ số bùng nổ và việc cá nhân hoá trở thành sự lựa chọn không thể thiếu để các doanh nghiệp tiếp cận khách hàng tốt hơn. Nếu chỉ truyền tải thông điệp một cách chung chung thì không thể nào gây được sự ấn tượng nữa. Đó là lý do giải thích vì sao mà việc hiểu về VDP và quy trình in mã biến đổi là cực kỳ quan trọng.

In dữ liệu biến đổi là gì và những lợi ích mà nó mang lại

Có thể nói, VDP là một trong những công nghệ cốt lõi mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải biết để có thể lan rộng thương hiệu của chúng minh. Vậy, VDP là gì ? VDP hay nói cụ thể hơn là in dữ liệu biến đổi (Variable Data Printing) là một công nghệ in hiện đại cho phép các sản phẩm in ấn chứa dữ liệu khác nhau chỉ trong một lần in hàng loạt mà thôi.

In mã biến đổi là gì và những tính năng hữu dụng mà nó mang lại

Chính yếu tố này giúp cho mỗi voucher, thư từ, hoá đơn, thẻ cào,…của doanh nghiệp trở nên đặc biệt hơn bao giờ hết. Bên cạnh việc làm tăng tính cá nhân hoá tuyệt đối cho sản phẩm, in dữ liệu biến đổi còn có những tính năng ưu việt như sau:

• Lưu trữ lượng thông tin lớn: Khác với công nghệ in truyền thống vốn tồn tại nhiều hạn chế trong việc lưu trữ thông tin, VDP có thể mã hoá vô số thông tin khác nhau. Ước tính, mỗi mã vạch biến có thể chứa từ 8 – 25 ký tự và mỗi QR code có thể chứa đến 1 – 2000 ký tự theo dữ liệu có sẵn. Vì thế mà doanh nghiệp có thể mang đến lượng thông tin cực khủng về sản phẩm hoặc dịch vụ của mình đến khách hàng.
• Tính bảo mật cao: Vì mỗi một sản phẩm đều sẽ được in mã hoá bằng dãy số hoặc ký tự hay mã code nên nó mang tính chất độc bản và được quản lý bởi phần mềm chuyên nghiệp. Vì thế mà không ai có thể làm giả được với độ bảo mật cực cao.
• Kết nối dễ dàng hơn: Trong xu hướng công nghệ số như hiện nay, các QR code hoặc mã vạch đều có thể quét được bằng smartphone. Bạn hoàn toàn có thể kết nối và tìm thông tin mình cần một cách cực nhanh chóng thông qua điện thoại. Đặc biệt là đối với người tiêu dùng thì việc quét mã lại chẳng mấy xa lạ.

Mách bạn quy trình in mã biến đổi chi tiết

Để có thể hiểu rõ được cơ chế của VDP, bạn cần xem nó như một dây chuyền in ấn thông minh. Bởi lẽ, mỗi bản in đều được xử lý khác nhau thông qua sự kết hợp giữa phần mềm thiết kế, dữ liệu nhận được và máy in kỹ thuật số.

Bật mí quy trình in mã biến đổi và các bước quan trọng nhất

Chuẩn bị dữ liệu đầu vào

• Thu thập dữ liệu và chuẩn hóa chúng: Đầu tiên. doanh nghiệp cần biết được mình đang muốn biến đổi dạng thông tin nào (ví dụ như tên sản phẩm, địa chỉ, nguồn gốc,…) và thực hiện chuẩn hóa dữ liệu, tức có nghĩa đưa chúng về chung một dạng nhất quán với nhau.
• Chọn định dạng: Tùy theo phần mềm thiết kế và thiết bị in ấn mà bạn có thể chọn định dạng file dữ liệu phù hợp (ví dụ như là PDF, CSV, Excel,…)
• Kiểm tra lại dữ liệu: Với VDP, chỉ cần có 1 dữ liệu nhỏ bị lỗi mà thôi thì toàn bộ các sản phẩm in của bạn đều sẽ sai thông tin hết, dẫn đến thiệt hại về mặt tài chính cho doanh nghiệp. Chính vì thế mà việc kiểm tra lại dữ liệu là cực kỳ quan trọng.

Chọn phần mềm

Có thể nói, đây là bước quan trọng nhất trong quy trình in mã biến đổi, bởi lẽ phần mềm thiết kế sẽ đóng vai trò trung tâm. Ví dụ như Adobe In Design, Fusion Pro, HP, Smartstream Designer là những sản phẩm được sử dụng phổ biến để thiết kế mẫu in tĩnh và chèn các trường biến đổi phù hợp. 

Chọn phần mềm chuẩn với dữ liệu giúp bạn in mã biến đổi nhanh hơn

Các phần mềm kể trên có nhiệm vụ liên kết với file dữ liệu có sẵn từ đầu, và tự động ghép nội dung đó vào từng vị trí cụ thể trong mẫu thiết kế. Ví dụ như mẫu voucher sẽ chứa đoạn: “Thân gửi [Họ tên]], đã may mắn nhận được mã voucher [Dãy số]] vào [Thời gian]],…”. Và phần mềm sẽ ghép nội dung tương ứng vào các vị trí như trên.

Chọn máy in 

Ngay sau khi phần mềm đã hoàn thành nhiệm vụ gán dữ liệu cho từng bản in khác nhau thì thông tin này sẽ trực tiếp gửi đến máy in kỹ thuật số. Đa phần các đơn vị in mã biến đổi chuyên nghiệp hiện đang sử dụng các dòng máy in hiện đại như: HP Indigo, Xerox iGen, Konica Minolta AccurioPress, Canon imagePRESS,… Đa số các thiết bị kể trên đều có khả năng in từng bản độc nhất liên tục mà không cần phải ngừng máy để thiết lập lại nội dung.

Kiểm tra lại và xuất bản

Để an toàn nhất thì bạn nên in mẫu thử trước để kiểm tra nội dung xem đã đúng hay chưa. Khi đã tự tin 100% rằng mọi dữ liệu đều đúng thì bạn có thể tiến hành xuất bản in hàng loạt sao cho đủ số lượng mẫu mà bạn cần.

Bài viết trên đã mang đến cho bạn một cái nhìn chi tiết hơn về quy trình in mã biến đổi. Liên hệ ngay đến INTHECAO.COM để được tư vấn chi tiết về dịch vụ in hiện đại của đơn vị chúng tôi một cách hoàn toàn miễn phí